آیا مدیریت دانش است یا هنر؟

توزیع همواره یکی از مهمترین معضلات سازمان ها بوده است. امروزه با اصلاح دیدگاه مدیران و گسترش مسئله توزیع و شاخه های آن، مفهوم توزیع فیزیکی و مدیریت بر آن مهمتر می شود.

تجزیه و تحلیل، برنامه ریزی، کنترل سطوح خدمات و هزینه و تعادل بین آنها از جمله وظایف مدیریت توزیع فیزیکی است. بعد از مفاهیم آمیخته بازاریابی و آمیخته توزیع اکنون مفهوم آمیخته مدیریت توزیع فیزیکی مطرح می شود.

هدف در اینجا، تشریح خلاصه ای از سیستم مدیریت توزیع فیزیکی (PHYSICAL DISTRIBUTION MANAGEMENT = PDM) است. در این بررسی عناصر و آمیخته آن مورد بحث قرار می گیرد.

مفهوم لجستیک یا تدارکات و پشتیبانی و ارتباط آن با سایر قسمت های سازمان نیز مطرح می شود.

قبل از ورود به بحث مدیریت توزیع فیزیکی فرض بر این است که درمورد سازماندهی کانال یا شبکه ای از واسطه ها تصمیم گرفته ایم. این واسطه ها مسئول نقل و انتقال کالا از تولیدکننده به مصرف کننده هستند.

هر عضو کانال باید به دقت انتخاب شود و شرکت تصمیم بگیـرد که خواستار چه نوع رابطه ای با آنهاست. با ایجاد چنین شبکه ای، سازمان درنظر می گیرد که چگونه کالاها از نظر فیزیکی به طور صحیح از تولید به مصرف انتقال می یابند.

مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با اطمینان از تولید محصول در زمان و مکان مناسب است.

بازاریابان تجربی و عملی معمولاً روی یک زمینه برجسته بیش از سایر جنبه ها تمرکز داشته اند. آنها متوجه این امر شده اند که مدیریت توزیع فیزیکی همان جنبه برجسته از مدیریت بازاریابی عمومی است. بیشتر تجربیات بازاریابی از زمینه های نظامی الهام گرفته است. در زمان جنگ جهانی دوم و جنگ های کره و ویتنام، افسران پشتیبانی مدیریت توزیع فیزیکی را به صورت گسترده در زمینه ارسال غذا، اسلحه، دارو و سایر تجهیزات نظامی از کلیه نقاط جهان به نقاط جنگی به کار می برده اند. مهارت نظامی که بازاریابی برای استفاده در مدیریت توزیع فیزیکی به کار گرفت، امروزه لجستیک نام دارد.

مدیریت بازاریابی پی برد که توزیع را باید به شیوه های علمی سازمان داد و به همین دلیل مفهوم لجستیک تجاری توسعه یافت و اهمیت مدیریت توزیع فیزیکی را افزایش داد.

همزمان که اهمیت تجزیه و تحلیل بازاریابی افزایش یافت مدیران نیز به هزینه های توزیع فیزیکی واقف می شدند. در زمانی که نظامیان علاقه مند به پیروزی در جنگ هستند اولین هدف بازرگانی، جلب رضایت مشتری به روشی است که منافع موسسه را نیز تامین کند.

روشهای لجستیک تجاری می تواند در مدیریت توزیع فیزیکی به کار برده شود. بدین منظور، نباید فراموش کنیم که صرفه جویی زیاد در هزینه توزیع ممکن است در بلندمدت سبب کاهش فروش و نارضایتی مشتریان شود. از سوی دیگر، فراهم کردن خدمات در سطح عالی ممکن است اقتصادی به نظر نرسد و سبب زیان سازمان گردد.

ایجاد تعادل بین خدمات و هزینه ها مسئله ای است که مدیران سیستم توزیع فیزیکی پیوسته با آن روبرو هستند. دلیل اصلی توجه به آن به عنوان یک وظیفه بازاریابی تغییرات محیطی روزافزون است.

در گذشته نگهداری موجودیهای زیاد کالا و موادخام برای سازمانها امری متداول بود. امروزه بخش خصــوصی و صنایع علی رغم خط مشی های متفاوت و دیدگاههای مختلف، میزان موجودیهای خود را در حداقل ممکن نگاه می دارند. نگهداری بیش از حد موجودی، اتلاف سرمایه تلقی می شود زیرا درآمدی را برای شرکت ایجاد نمی کند.

▪ رابطه : تولید به موقع و مدیریت توزیع فیزیکی شرکت هایی که خواهان خدمات تولید به موقع از تامین کنندگان هستند اوقات کمی را روی مسائل ذخیره مواد و امور مربوط به آن صرف می کنند و به طور کلی به خدمات عرضه کننده برای عدم وقفه در چرخه تولید متکی هستند. این سیستم توزیع به وسیله برخی از افراد شاغل در بخش تدارکات یعنی افراد پیگیری کننده فعال می شود. این افراد وظیفه دارند که پیشرفت سفارشات و محموله های ارسالی را نه تنها با عرضه کنندگان مستقیم چک کنند بلکه کل زنجیره عرضه را پوشش دهند.

خطوط تولید به طور وسیعی خود را با اتوماسیون تطبیق داده اند و قدرت خرید زیاد شرکت ها کنترل های غیرپولی را ایجاب می کند. صرفه جویی های وسیع مالی می تواند درنتیجه کاهش یا حذف هزینه های انبارداری ایجاد شود، در صورتی که روش تولید به موقع به وسیله عرضه کنندگان به کار گرفته شود.

اگر در این اندیشه باشیم که فرایند لجستیک صرفاً حمل و نقل را در برمی گیرد، سخت در اشتباهیم. مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با جریان کالاها از مرحله درخواست سفارش تا زمان تحویل به مشتری است. علاوه بر حمل و نقل، مدیریت توزیع فیزیکی مستلزم رابطه نزدیک با برنامه ریزی تولید، خرید و سفارش، کنترل مواد و انبارداری است. تمام این زمینه ها به منظور تعامل موثر با یکدیگر برای ایجاد سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری و هزینه های شرکت باید کنترل شود.

تمام موارد فوق در ارتباط با یکدیگر باید با هزینه هایی قابل قبول، سطح مناسب خدمات موردنیاز مشتری را فراهم آورند.

▪ آمیخته مدیریت توزیع فیزیکی : مفاهیم اصلی مدیریت توزیع فیزیکی یا آمیخته آن عبارتند از :

۱ – پردازش سفارشات.
۲ – سطوح موجودی.
۳ – انبارداری.
۴ – حمل ونقل.

مدیریت توزیع فیزیکی در ارتباط با تضمین این مطلب است که تلاشهای فردی برای انجام وظیفه توزیع درحد مطلوب انجام می شود تا اهداف سازمان تحقق یابد.

این امر روش سیستمی یا نگرش سیستمی در مدیریت توزیع نام دارد و ویژگی اصلی آن این است که تمامی عناصر فوق بایستی با یکدیگر ادغام شوند.

به دلیل اینکه مدیریت توزیع فیزیکی دارای یک مبنای علمی تعریف شده است تلاش می کنیم که بعضی از روشهای تحلیلی که مدیریت در توسعه یک سیستم لجستیک کارآمد به کار می گیرد، را نشان دهیم. دو مطلب اصلی باید مدنظر قرار گیرد :

۱ – موفقیت یک سیستم توزیع کارآمد، بر ادغام تلاش ها متکی است. اهداف عمومی خدمات می تواند حاصل شود. گرچه ممکن است بعضی از موارد فردی و جزئی سیستم عمومی در حداکثر کارآیی انجام نشود. (دیدگاه سیستمی)
۲ – فراهم کردن حداکثر خدمات در حداقل هزینه امکان پذیر نیست.

خدمات سطح بالای درخواست شده از طرف مشتریان، هزینه های بالاتری را نیاز دارد.

ابتدا سطح خدمات مورد نیاز مشتری تعیین می شود، سپس شرکت، شیوه های حداقل کردن هزینه ها را به کار می گیرد که تحت هیچ شرایطی نباید به کاهش سطوح خدماتی مشخص شده قبلی منجر شود. (تعادل هزینه و خدمات)

▪ فرایند توزیع : فرآیند توزیع از زمانی آغاز می شود که تامین کننده سفارشی را از جانب مشتری دریافت می کند. مشتری از چگونگی سیستم توزیع تامین کننده و مشکلات آن آگاهی ندارد.

در واقع برای او فقط کارآیی سیستم توزیع اهمیت دارد. به عبارت بهتر، دریافت کالا در زمان موردنظر، خواسته او است. زمان انتظار (LEAD – TIME) دوره زمانی است که میان زمان سفارش و دریافت کالا وجود دارد. این زمان بسته به نوع کالا و سازمان می تواند متفاوت باشد.

مشتریان زمانی که سفارش می دهند برپایه همان زمان توافقی برنامه تولید خود را شکل می دهند. آنها انتظار دارند که برآوردهای زمانی دقیق باشد و تأخیر در تحویل برای آنها غیرقابل تحمل است.

▪ پردازش سفارشات : پردازش سفارشات اولین گام از مراحل فرایند لجستیکی است.

کارآیی این فرآیند تاثیر مستقیم روی زمان انتظار دارد. سفارشات از طریق بخش فروش دریافت می شود.

شرکت ها معمولاً روشی یکنواخت و منظم برای تامین سفارشات ایجاد می کنند و همین روش های منظم است که سبب می شود، تامین کنندگان به طور موفق سفارشات را انجام دهند.

معمولاً فی مابین خریدار و فروشنده برای عرضه مواد و تجهیزات توافق حاصل شده و زمانی که خریدار به چیزی نیاز دارد، بدون نیاز به عقد قرارداد، سفارشات خریدار توسط فروشنده برآورده می شود. اگر این حالت بین طرفین ایجاد شود آن را منبع یابی مشارکتی می نامند.

سیستم سفارش باید سریع و دقیق عمل کند. بخش های دیگر سازمان باید مطلع شوند که درخواست سفارش واصل شده است و مشتری از زمان ارسال و تحویل دقیقاً مطلع شود. ضعف واحد فروش در امور دفتری و اداری یک مورد ناشناخته سوءتفاهم بین خریدار و فروشنده است.

در هنگام بررسی تامین کنندگان، کارآیی پردازش سفارشات عامل مهمی در ارزیابی آنها محسوب می شود. سیستم خدمات رایانه ای مناسب سبب می شود که برنامه سطوح موجودی و تحویل به طور اتوماتیک به روز شود و مدیریت بتواند به سرعت و دقت، دید صحیحی از وضعیت فروش به دست آورد. همان طور که دستورالعمل های طراحی شده برای کوتاه کردن سیکل سفارش اهمیت دارد، دقت در پردازش سفارشات نیز مهم است.

▪ موجودی : مدیریت موجودی ها یک مسئله مهم در مدیریت توزیع فیزیکی است زیرا سطوح موجودی تاثیر مستقیم روی میزان خدمات و رضایت مشتریان دارد. حد مطلوب موجودی برای شرکت بستگی به بازار و محیطی دارد که در آن فعالیت می کند. کمتر شرکتی می تواند ادعا کند که هیچگاه مشکل کمبود موجودی نداشته است، ولی چنانچه این امر اتفاق بیفتد به طور طبیعی سهم بازار شرکت به سوی رقبا متمایل می شود.

تکنیک های کنترل سطوح موجودی وجود دارد که فعلاً موضوع بحث ما نیست. موجودی کمتر از نقطه سفارش سبب وقفه در خطوط تولید می شود و موجودی بیشتر از حد، غیرضروری بوده و سبب تحمیل هزینه های اضافی می گردد.

تحلیل هزینه / موجودی در نگرش سیستمی برای مدیریت توزیع فیزیکی قابل بحث است. موجودی ها نشان دهنده هزینه های فرصتی هستند.

زیرا همواره تامین کنندگان برای عرضه محصولات خود به سازمان ما درحال رقابت هستند. اگر، شرکت خواهان سطح موجودی بالا باشد، منافع این امر باید بیشتر از هزینه حمل آن به دفعات باشد.

گاهی اوقات یک شرکت ممکن است مجبور شود برای اجرای تعهدات فرد موجودی های زیادی را در انبار نگاه دارد که این امر به دلیل کمبود زمان اجرای تعهدات است. در این حالت شرکت باید جهت کاهش هزینه ها در دیگر زمینه های مدیریت توزیع فیزیکی اقدام کند.

▪ انبارداری : زمانی که کالاهای یک شرکت در مقیاس های کوچک و به طور مرتب درخواست می شود، نیاز به وجود انبارهای متعدد در سراسر کشور را احساس می کند.

حمل و نقل می تواند از محل تولید به انبارهای مهم به صورت محموله ای انجام شود. تا از آن انبارها توزیع اصلی به مشتریان دیگر انجام شود. (در این بخش مسئله دپو یا انبارهای موقت طرح شده است). زمانی که تعداد انبارهای محلی افزایش می یابد میزان خدمات نیز متناسب با آن زیاد می شود و به تبع آن هزینه ها نیز بیشتر می شود. در واقع سطح مطلوب خدمات متناسب با هزینه ها مشخص می شود.

به طور خلاصه فاکتورهایی که باید در تناسب اندازه انبار در نظر گرفت عبارتند از :

۱ – محل مشتریان؛ ۲ – اندازه سفارش؛ ۳ – تکرار ارسال؛ ۴ – فاصله زمان سفارش تا زمان تحویل؛

▪ حمل و نقل : حمل ونقل معمولاً بیشترین هزینه توزیع را تشکیل می دهد. این هزینه به سادگی قابل محاسبه است زیرا می تواند به طور مستقیم با وزن یا تعداد کالاها در ارتباط باشد. هزینه ها باید دقیقاً از طریق انتخاب روش حمل و نقل کنترل و قابل بررسی باشد.

در گذشته معمولاً حمل ونقل جاده ای رایج ترین شیوه حمل و نقل بود. زمانی که حجم کالاهای قابل حمل به حد قابل توجهی برسد، شرکت ممکن است به جای استفاده از شرکت های حمل و نقل باربری، نسبت به خرید وسایل نقلیه اقدام کند.

برای برخی از کالاها حمل ونقل ریلی مناسب تر است. چنانچه از نظر زمانی وقت داشته باشیم و کاهش هزینه ها یک فاکتور مهم باشد، این روش بیشتر مورد توجه قرار می گیرد. به خصوص زمانی که کالاها فله ای باشند، روش ریلی برای حمل و نقل مناسب تر خواهد بود. برای کالاهای با ارزش و وزن کم حمل هوایی برای توزیع مناسب تر است.

برای مسافت های بسیار دور، این روش بسیار مرسوم است. حمل هوایی نسبت به حمل دریایی بسیار سریعتر اما پرهزینه تر است. درحمل دریایی هزینه های بسته بندی و تخلیه و بارگیری و بیمه اقلام عمده هزینه را تشکیل می دهند. در هر صورت روش حمل ونقل انتخابی باید تا سرحد امکان کالاها را از آسیب و خرابی محفوظ دارد.

نگرش سیستمی به مدیریت توزیع فیزیکی : به دلیل اینکه مدیریت توزیع فیزیکی در گذشته مورد توجه نبوده است امروزه مدیران بیشتر به پتانسیل آن توجه می کنند و تشخیص می دهند که سیستم های لجستیکی باید با بقیه وظایف به طور همزمان طراحی شود.

دیدگاه جزءنگر نسبت به آن دلیل اصلی شکست برای ایجاد خدمات رضایت بخش است و سبب هزینه های اضافی می شود. در هر ساختار امکان تعارض وجود دارد. مدیران برای دسترسی به اهداف شخصی ممکن است سبب ناکامی اهداف کلی مدیریت توزیع فیزیکی شوند. مدیران فروش و بازاریابی خواهان حجم بالای موجودی، و ارسال های مقطعی هستند. در عوض مدیر حمل و نقل خواهان کاهش هزینه ها به وسیله انتخاب شیوه های حمل و نقل اقتصادی تر ولی کندتر است.

مدیریت مالی روی کاهش موجودی ها تاکید می کند و تمایل به توسعه شبکه های انبارداری ندارد. مدیران تولید علاقه مند تولید استاندارد و دوره های تولید بلندمدت هستند.

امکان دارد که هر کدام از این مدیران در زمینه حرفه ای خود فردی کارآمد معرفی شوند ولی ممکن است این امر به قیمت ناکارآمدی استراتژی بازاریابی تمام شود. (اهداف کلی فدای اهداف بخشی شود). در نگرش سیستمی، مفهوم هزینه کل اهمیت دارد. زیرا هزینه های جزیی کم اهمیت تر از هزینه های کل است. هزینه نگهداری موجودی های زیاد ممکن است غیرعقلایی به نظر برسد ولی اگر موجودی های زیاد به فروش و سود بیشتر منجر شود آنگاه هزینه کل فعالیت های مدیریت توزیع فیزیکی منطقی خواهد بود. هزینه ها بازتابی از استراتژی توزیع هستند و حداکثر خدمات با حداقل هزینه ها میسر نخواهد شد.

مدیریت توزیع فیزیکی به عنوان یک مرکز هزینه برای تجزیه و تحلیل بسیار ارزشمند است همچنان که این وظیفه در حال حاضر به عنوان ابزار بازاریابی در جای صحیح خود شناسایی شده است. در بازارهای محصولات یکسان، جایی که تفاوت در قیمت ها قابل اغماض است، خدمات اغلب به عنوان یک ابزار رقابتی به کار می روند در حقیقت مشتریان برای محصولاتی که به موقع ارسال می شوند برتری قائلند. بنابراین، توزیع یک مسئله فرعی برای بازاریابی محسوب نمی شود بلکه جایگاه ویژه ای در آمیخته بازاریابی دارد و می تواند جزء مؤلفه های ضروری استراتژی بازاریابی باشد. براساس برنامه ریزی بازاریابی، یک سیستم لجستیک بازرگانی که خوب سازماندهی شده می تواند به مشخص کردن و بهره برداری از فرصتها کمک کند.

نتیجه گیری

بحث درمورد مدیریت توزیع فیزیکی معمولاً از دیدگاه عرضه کننده مطرح می شود. با وجود این، درک توزیع فیزیکی برای خریدار نیز اهمیت دارد. علاوه بر درک وظایف توزیع که عرضه کننده با آن روبرو می شود، واحد خرید باید روش های لجستیک برای کنترل موجودی و سیکل سفارش را موردتوجه دقیق قرار دهد. به طور منطقی ارتباط نزدیک میان مدیریت توزیع فیزیکی و خرید وجود دارد. روش های کارسنجی و مدیریت عملیات می تواند با آن در ارتباط باشد. زیرا مدیریت با اثربخشی و دقت ازطریق وظیفه توزیع مربوط است.

اگر هم بتوانیم روش های یکنواخت برای کمک به فرایند توزیع ایجاد کنیم، نباید سیستم لجستیک را به صورت غیرقابل انعطاف طراحی کنیم.